האם אתם מקפידים על ניהול ישיבות אפקטיבי? עתה, נסו לדמיין ישיבה טיפוסית בעבודה וחישבו האם התמונה הבאה מוכרת לכם – מנהלים גוררים את רגליהם לישיבה בחוסר חשק, חלקם מאחרים לישיבה וחלקם נזכרים בקיומה כבר אחרי שהתחילה. חלקם משתתפים בה בריכוז מלא – אולם זה מכוון למסך הטלפון שלהם. הם עוסקים בבדיקת ומענה על אימיילים במקרה הטוב ובמקרה הגרוע – מעבר מושקע על קיר הפייסבוק שלהם. ישנה תחושה כללית של מעבר על נושאים שכבר נדונו בעבר ובאופן כללי הרגשה כי הדיון אינו אפקטיבי כפי שהיה אמור להיות.
אם אחד מהמראות הללו מוכרים לכם, אתם לא לבד.
ישיבות הנן הלב האופרטיבי של כל תהליך ארגוני אולם לעתים קרובות הישיבות אינן מנוהלות ולכן גם לא מתנהלות בצורה אפקטיבית. כתוצאה מכך, נוצרת תחושה של בזבוז זמן וחוסר חשק לקחת חלק בתהליך. במאמר זה נענה על השאלה, כיצד מנהלים ישיבות אפקטיביות בארגונים? נבהיר מהם הצעדים אותם ניתן לבצע על מנת להפוך את הישיבות למה שהן נועדו להיות – להניע תהליכים ולתמוך בהם בצורה מסודרת, מנוהלת ויעילה.
כמה זה עולה לכם?
צעד ראשון לשיפור אפקטיביות הישיבות בארגון, הוא הבנת העלויות של כל ישיבה. זהו תהליך "פותח עיניים" אשר מדרבן את כל הצדדים בעניין להאיץ תהליכי ייעול ולקחת בהם חלק פעיל.
בניגוד למה שבדרך כלל נהוג לחשוב, עלות ישיבת עבודה עלולה להגיע למאות ואף אלפי שקלים, כתלות בזהות המשתתפים בה. נסו לחשב את סך שעות העבודה אשר מושקעות בהשתתפות שבועית בישיבות. השעות הללו תשקפנה שבוע ממוצע של עבודה בארגון – כלומר, כמה פעמים חברי סגל ההנהלה בארגון לוקחים חלק פעיל בישיבות בשבוע? מהו הזמן הממוצע לכל ישיבה?
כעת, חשבו את העלות השעתית הממוצעת למשתתף בישיבה על ידי בחינת עלות שכרם של המשתתפים – מהמנכ"ל, הסמנכ"ל, מנהלי המחלקות ועד לסגל הזוטר.
סביר להניח כי תמצאו כי יש ישיבות "יקרות" יותר (חברי הנהלה בכירה) ויש כאלו פחות, אולם אנו מתבוננים בעלות השבועית הממוצעת. כעת הכפילו בארבע והגיעו לעלות אותה אתם משקיעים בישיבות בחודש. כאמור, יתכן ותופתעו לגלות כי הסכומים גבוהים, מאוד. כמנהלים בארגון, אתם משקיעים את הכספים הללו באופן ישיר בישיבות המנהלות כל יום, או כל כמה ימים.
האם הישיבות הללו מחזירות את ההשקעה הזו?
הכנה לישיבה – חובה ראשונה
לפני כל ישיבה, ללא יוצא מן הכלל, יש לדאוג לכך שהמוזמנים יקבלו אג'נדה מלאה המשקפת את מטרת הפגישה. המידע יכול לכלול מגוון של נושאים אולם רצוי שיהיה ממוקד ככל האפשר.
דוגמה לסוגי מידע אותם ניתן לארגן באג'נדה: שמות המשתתפים, נושאים העומדים על הפרק לדיון, סיכום קצר של התקדמות בכל נושא מאז הפגישה האחרונה, טבלת משימות (Action Items) מעודכנת הכוללת שם המשימה, שם המבצע, תאריך יעד לביצוע והאם בוצעה או לא.
את המסמך הנ"ל כדאי לשלוח קרוב למועד הישיבה אולם לא צמוד מדי כך שלמוזמנים יהיה זמן לקרוא אותו. למשל, אם הפגישה מיועדת לבוקר, האג'נדה תשלח בשעות הצהריים של היום שלפני. לפגישה שנערכת בצהריים כדאי לשלוח את האג'נדה יום קודם, וכך הלאה.
קובעים את הכללים
בשביל ליצור אוירת דיון אפקטיבית, פורה וממוקדת ישנם כמה כללי ברזל אותם צריך להבהיר לכל המשתתפים מראש. להלן כמה המלצות לכללים כאלו:
- בלי טלפונים – באופן אבסורדי, הטלפון הסלולרי שלנו הפך בעשור האחרון לאחד ממשבשי התקשורת הדומיננטיים ביותר, לפחות בכל הקשור לתקשורת של פנים מול פנים. לכן, בכניסה לישיבה, מכבים טלפונים ומרכזים אותם בסלסלה בכניסה לחדר הישיבות. זו גזירה שרבים ימצאו אותה כקשה במיוחד, אולם ההתעקשות במקרה זה בהחלט משתלמת כאשר מדובר בדיון הדורש ריכוז והשתתפות של כל המוזמנים.
אם הישיבה שלכם אינה מוגדרת ככזו, חשבו שוב האם היא באמת נחוצה…
- כלי כתיבה – כל משתתף בישיבה חייב להגיע עם כלי כתיבה. נקודת המוצא היא שכל אחד אמור לצאת לפחות עם משימה אחת אותה צריך לבצע או נושא אחד הדורש את המעקב וההתייחסות שלו. אף אחד מאתנו לא רוצה להסתמך על זכרונו בלבד בעניין זה וחובה כי יהיה זמין אמצעי לרשום הערות. כהמשך לסעיף הקודם, הטלפון הסלולרי לא יתאים לעניין זה…
- מי מדבר ומתי – ישנם משתתפים בישיבות שחייבים להשמיע את קולם, גם אם אין להם משהו חכם לומר. חלקם גם ייטו להשתלט על השיחה ולהשתיק קולות אחרים. אם הישיבה תתנהל על פי החליל של הקולות הללו, דעות חשובות לא תשמענה ומידע מהותי עלול להישאר מתחת לפני השטח. על מארגן הישיבה או המנהל הבכיר הנוכח בה, האחריות לקבוע גבולות לחלקו של כל משתתף בישיבה. "לחתוך" את הדיבור של אדם כוחני וקולני בישיבה אינו משימה נעימה אבל לעתים זו חובה אם רוצים לאפשר לכולם להתבטא. בכל מקרה, חשוב להבהיר מראש כי כל אחד בישיבה ישמיע את קולו.
- עמידה בזמנים – במסגרות רבות ישנה נטייה חוזרת להתחיל את הישיבות באיחור. אנשים מגיעים באיחור של חמש, עשר דקות ולעתים יותר ומתנהלים כאילו זו נורמה ברורה מאליה. ישיבות צריכות להתחיל בדיוק בשעה בה הן נקבעו. מי שמאחר – יישאר בחוץ. גם זו גזירה קשה, במיוחד בהתחשב בנורמות ההתנהגות המקובלות, אולם תלמדו לדעת כי אחר פעם או פעמיים שאנשים נשארו מחוץ לישיבה, הם יקפידו להקדים ולהגיע לפני הזמן המיועד, מוכנים לתחילת הדיון בזמן. מי שלא יצליח לעמוד בכך פעם אחר פעם – ייתכן ויש לבחון מחדש את מיקומו בארגון ואת המחוייבות שלו לעבודת צוות…
- נקודה חשובה עד מאוד היא ההקפדה על סודיות המידע. דאגו לדוור את החומרים הנוגעים לישיבה רק אל הנוגעים לדבר וודאו היטב כי כל מי שנמצא בחדר – אכן צריך להיות שם…
ניהול ישיבות אפקטיבי – מי מתעד? מי מסכם?
בדיוק כפי שכל ישיבה צריכה להתחיל עם אג'נדה, כך כל ישיבה חייבת להסתיים עם תוצר ברור. התוצר הוא סיכום של הישיבה הכולל מעקב מתומצת אחר הנושאים שעלו לדיון, עיקרי הדיון וטבלת משימות (Action Items) הכוללת שם המשימה, שם המבצע ותאריך יעד לביצוע.
הסיכום צריך להישלח סמוך לתום הישיבה ובכל מקרה עדיף שלא יאוחר משעה 10:00 בבוקר ביום שלמחרת. כך הישיבה עדיין "טרייה" בראשם של המשתתפים והסיכום עדיין רלוונטי.
תיעוד הישיבה הנו אומנות ויש לתת את הדעת על מי מטילים את המשימה לתעד באופן קבוע את הישיבות. זו יכולה להיות מנהלת המשרד, המזכירה או במקרים אחרים אדם קבוע אשר ייבחר מתוך המשתתפים או אחד אשר יתנדב לכך. במקרים אלו יש להיות זהירים מכיוון שלאנשים המעורבים בישיבה יש נטייה להטות את הכתוב כך שיהיה תואם את דעתם או את פרשנותם האישית על הדיון שנערך.
טיפים נוספים להגברת האפקטיביות של ישיבות
מספר תנאים סביבתיים בסיסיים יכולים לתרום משמעותית להגברת הערנות והמעורבות של המשתתפים בישיבות, למשל:
- הישיבות צריכות להתקיים בשעות סבירות. רצוי להקפיד לא להתחיל ישיבות בשעה מאוחרת מדי, וכמובן גם לא מוקדם מדי. עם זאת יש להשקיע מחשבה בעיתוי הישיבה ולהתאים אותו לנוכחים ולאופי הפעילות בחברה.
- אוכל בריא תורם לריכוז ולערנות. הוציאו את הבורקסים והקרואסונים והכניסו ירקות ופירות טריים חתוכים. גם פירות יבשים במינון הנכון יכולים להתאים. הפסיקו לשתות מיצים ממותקים ועברו למים מינרלים, קפה ותה (צמחים / ירוק וכו').
- יש להקפיד על תנאי תאורה נאותים. שימו לב שהישיבה לא מתקיימת בתאורה מעומעמת. אם מעבירים מצגת – יש לזכור להדליק את האורות בסיומה. רצוי שחדר הישיבות לא יהיה חדר סגור לגמרי היוצר תחושה קלסטרופובית אלא חדר עם חלונות או קירות שקופים למחצה או לחלוטין.
- טמפרטורה נעימה תגרום למשתתפים לשרוד את הישיבה. אוויר טרי משפר את העירנות.
ניהול ישיבות אפקטיבי – לסיכום
השינוי הנדון במאמר, אינו פשוט וסביר להניח כי ייצור התנגדויות. על המנהלים הבכירים בארגון, המנכ"ל והסמנכ"לים לתת דוגמא אישית בכל הנוגע לשינוי זה ולעמוד בזמנים ובמשימות המתועדות. אחרת, יהיה קשה לגייס גם את שאר העובדים והמנהלים להצטרף.
שגרת ישיבות אפקטיביות תגביר לא רק את יעילות התהליכים הנדונים בהן, אלא גם את שביעות הרצון הכללית של כל המשתתפים. חשוב לזכור, כי עובדים מרוצים הם עובדים שנשארים בחברה לטווח ארוך. עובדים אשר מרגישים כי הם שותפים מלאים לתהליכים אשר מנוהלים בצורה יעילה וברורה, יתרמו לחברה יותר מעובדים מתוסכלים המרגישים כי הם מבזבזים את זמנם בישיבות חוזרות וחסרות תוחלת.
תהליכי ניהול ישיבות אפקטיבי הנם חלק משירותי הייעוץ אותם אנו מעניקים ולעתים קרובות הנם חלק מתהליך הבראה כללי של הארגון. לכל ארגון האופי שלו, הקצב שלו והדינמיקה הניהולית הייחודית לו.
באלדר יועצים יש לנו ניסיון עשיר בתהליכי ייעול משמעותיים בארגונים רבים מתחומים מגוונים.
אם גם אתם מעוניינים ליצור שינוי דומה אצלכם בארגון – בואו נתחיל משיחת טלפון.
הרימו אלי טלפון לשיחה מקדימה ולא מחייבת ונמשיך משם. בצורה יעילה כמובן …
